2022 Stond in het teken van hybride werken. Het is immers gebleken dat we overal kunnen werken en dat sprak medewerkers enorm aan. Zelfs zo erg dat veel bedrijven hybride werken als standaard geaccepteerd hebben. Werknemers beslissen tegenwoordig per dag of ze op kantoor of vanuit huis werken. Dankzij het succes van hybride werken zijn werknemers gaan nadenken over de invulling van hun werk, hun werk-privé balans en persoonlijke ontwikkeling. De wens naar flexibiliteit neemt nog meer toe. Het komende jaar staat daarom in het teken van flexibel werken. Maar hoe gaan we daarmee om?
Wat is flexibel werken?
Flexibel werken is een manier van werken waarbij de behoeften van werknemers voorop staat. Het gaat er niet alleen om dat je zelf kunt bepalen wanneer je werkt, maar ook waar je werkt en hoe lang. Voorbeelden van flexibel werken zijn hybride werken, parttime werken of zelf de indeling van je uren bepalen. Het belangrijkste verschil tussen flexibel werken en hybride werken is dat flexibel een stap verder gaat betreft de autonomie van de werknemer. Steeds meer bedrijven passen de werkplek aan de behoeften van hun werknemers aan. Flexibel werken is een vaststaand feit voor het kantoor van de toekomst.
Waarom is flexibel werken belangrijk?
Flexibel werken heeft veel voordelen, zowel voor de werkgever als voor de werknemer. Allereerst staat flexibiliteit bovenaan de prioriteitenlijst van sollicitanten. Het geeft meer vrijheid en autonomie met betrekking tot hun werk en het resulteert in een betere balans tussen werk en privé. Wanneer je als werkgever deze flexibiliteit biedt, is de kans groter dat werknemers tevreden zijn met hun baan, wat resulteert in betere productiviteit en betrokkenheid. Ook het werven van nieuwe medewerkers zal soepeler verlopen. In een flexibele werkomgeving kun je zelfs besparen op kosten voor onroerend goed, verlichting en energie, omdat de kantoorruimte minder, of anders gebruikt wordt. Genoeg redenen om flexibiliteit te overwegen dus!
Wat is een flexibele kantoorruimte?
Een flexibele kantoorruimte is een werkplek waar werknemers flexibel kunnen werken. En dat is niet altijd het fysieke gebouw. Werken kan men overal; als werkgever wil je die flexibiliteit bieden. Maar hoe implementeer je zo’n werkmodel? In eerste instantie is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de wensen van werknemers én wat je hun kunt bieden. Als je dat hebt vastgesteld kun je de juiste en geschikte slimme tools implementeren om de transitie voor iedereen makkelijker te maken. Flexibel werken wordt gekenmerkt door drie kernbegrippen:
Zekerheid
Flexibel werken gaat gepaard met veel vragen, waaronder ‘wie is wanneer op kantoor’, ‘is er een werkplek beschikbaar als ik op kantoor kom’, ‘hoe kan ik mijn collega’s bereiken als zij elders werken’? Desk en room booking systemen kunnen jou en je werknemers zekerheid bieden. Met een werkplekreserveringssysteem kunnen werknemers vooraf een werkplek reserveren, waardoor hij of zij verzekerd is van een bureau op kantoor. Bovendien kunnen hun collega’s zien wie er op kantoor aanwezig zal zijn. De interactieve kaart in de Mobiele App, de GoBright Portal en op de werkvloer laat precies zien welke bureaus bezet zijn en door wie. In GoBright’s Portal is het zelfs mogelijk om vooraf een parkeerplaats te reserveren en een locker te reserveren. Medewerkers hoeven nooit te twijfelen of er genoeg ruimte is.
Samenwerking
Wanneer mensen vaker thuis werken, zal dat gevolgen hebben voor de samenwerking. Het is immers makkelijker om samen te werken als je elkaar in het echt ziet. Vergaderen doen we niet alleen op kantoor, maar ook online, of beiden tegelijkertijd. Door gebruik te maken van een ruimtereserveringssysteem kan samenwerking gestimuleerd worden, ook op een flexibele werkplek. Een ruimtereserveringssysteem helpt medewerkers bij het organiseren van vergaderingen, door in één keer een vergaderruimte te reserveren en collega’s en bezoekers uit te nodigen. Wanneer je een geschikt systeem gebruikt in een flexibele werkomgeving, hoef je geen enkele samenwerking op te geven.
Capaciteit
Bij flexibele kantoren is het vanzelfsprekend dat er minder mensen tegelijk op kantoor zijn. Dit betekent dat jouw bedrijf waarschijnlijk minder kantoorruimte nodig heeft. Je kunt bezettingsgraad gebruiken om te meten hoeveel van de huidige kantoorruimte wordt gebruikt. Op basis van die resultaten kun je ongebruikte ruimtes, de aanwezigheid van te veel of te weinig bureaus, of andere opvallendheden aanpakken en indelingen veranderen. Je kunt bijvoorbeeld een verdieping sluiten. Zo bespaar je op vastgoedkosten en kun je beter inspelen op de behoeften van werknemers.
In de huidige wereld kan overal en altijd gewerkt worden. Werknemers beseffen dit ook. Wat is jouw favoriete werkplek?
