De gemeente Den Haag hield deze week een marktinformatiedag voor aanbieders van kantoormeubilair. Doel van de dag was het informeren van de markt over een circulaire uitvraag op het gebied van vergadermeubels en beheer en onderhoud bestaande bureaus en kasten. In juli zal de uitvraag gepubliceerd worden.
De gemeente Den Haag wil leveringen en diensten voortaan structureel op een duurzame en maatschappelijk verantwoorde wijze inkopen met extra focus op circulariteit. Daarvoor wordt inmiddels ervaring opgedaan met de Rapid Circular Contracting (RCC) methodiek van KplusV, in combinatie met de Optimal Scans meetmethode van Optimal Planet. “Deze manier van inkopen en aanbesteden gaat uit van co-creatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.”, aldus Erick Wuestman namens KplusV over de RCC-methodiek. “Er wordt hierbij geen vooraf gedefinieerde uitwerking uitgevraagd, maar leveranciers worden uitgedaagd zich te profileren op basis van specifieke ambities vanuit de gemeente Den Haag, waarvan optimale circulariteit er een is.”
Bijzonder aan deze methodiek, die eerder al werd toegepast bij ROC Rijn IJssel, Veiligeidsregio Fryslan, Gemeente Hilversum en Gemeente Eenstroom, is volgens Wuestman de creatieve en impact-gedreven samenwerking die partijen aangaan na gunning.
De eerste RCC-uitvraag van de gemeente Den Haag betreft werkplekinrichting en vergader- en overlegmeubilair. “Het gaat met name om in stand houden kwaliteit bestaand meubilair en verminderen aantal bureauwerkplekken”, aldus Wuestman. “En daarnaast het inrichten van vergader- en ontmoet-opstellingen. De gemeente verwacht 1.500 werkplekken minder te gaan gebruiken op kantoor vanwege hybride werk plannen; na corona blijven veel medewerkers deels uit huis werken.”
De informatiebijeenkomst op 9 juni werd vooral bezocht door fabrikanten – en minder door dealers – van kantoormeubilair, hetgeen volgens Wuestman logisch is gezien de aard van de uitvraag. “De insteek op expertise en partnerschap vanuit de RCC-methodiek biedt alle ruimte om in samenspraak tussen de gemeente en de best passende leverancier tot een optimale werkomgeving te komen, zonder dat daarbij materialen of grondstoffen verloren gaan.”
De aankondiging van de opdracht wordt op 1 juli gepubliceerd, waarna belangstellende partijen in juli de gelegenheid krijgen het bestaande meubilair te schouwen. De deadline voor de digitale inschrijving via TenderNed staat gepland op 1 september.
“Wat deze samenwerking tussen de gemeente Den Haag, KplusV en Optimal Planet uniek maakt is dat hierin, voor het eerst in Nederland, de begeleiding op circulair inkopen, is gekoppeld aan het bewust en gericht aanhaken van de interne gemeentelijke organisatie bij de transitie naar circulair en maatschappelijk verantwoord opdrachtgeverschap”, legt Wuestman uit. “Er is daartoe een Circulair Transitie Team in ontwikkeling dat met interne collega’s de organisatie in al haar facetten gaat helpen voorbereiden op ieders veranderende rol als co-creator bij impactvol opdrachtgeverschap.”
De bijdrage van de Optimal Planet zit hem met name op het vlak van de meetbaarheid van de resultaten via de tool Optimal Scans. “De mate waarin circulariteit en de andere duurzame en maatschappelijk verantwoorde ambities van de Hofstad gerealiseerd worden, wordt dankzij Optimal Scans ondubbelzinnig aantoonbaar”, stelt Wuestman. “Deze software is ontwikkeld door Optimal Planet en helpt organisaties hun impact en de antwoorden op de inkoopvraag te concretiseren en kwantificeren. Zo kunnen mogelijke oplossingen onderling worden vergeleken in hun impact op de verschillende ambities. De score na realisatie wordt zo ook in kaart gebracht en kan worden gecombineerd met impact uit andere inkooptrajecten.”
