Hoe houdt je het kantoor in bedrijf tijdens calamiteiten? het is een uiterst actuele vraag. Door Ed Bouterse, directeur van Workthere Europe, zet één en ander op een rijtje.
“In de afgelopen maanden is onze wereld drastisch veranderd, de manier waarop wij leven en werken werd overhoop gehaald door de Corona-pandemie”, aldus Bouterse. “Wat gebeurt er als onverwachte gebeurtenissen als deze je dwingen om jouw kantoor te sluiten? Hoe kun je je daarop voorbereiden, als je je überhaupt al kunt voorbereiden?”
“Bij rampen wordt vaak gedacht aan catastrofale gebeurtenissen zoals aardbevingen of een orkaan, maar incidenten zoals cyberaanvallen, storingen, terrorisme en, zoals we de afgelopen maanden hebben gezien, mondiale pandemieën kunnen tevens worden gezien als rampen.”
“Een ‘disaster recovery’ plan voor de werkplek is een belangrijk onderdeel van het waarborgen van bedrijfscontinuïteit tijdens calamiteiten, maar hoe pak je dit aan?”
Bedrijven bereiden zich voor op dergelijke onverwachte gebeurtenissen door een calamiteitenplan op te stellen. “In dit plan worden maatregelen en processen beschreven om bedrijfscontinuïteit te waarborgen en onderbrekingen tot een minimum te beperken. Een groot deel van een ‘disaster recovery’ plan draait om IT, maar ook de werkplek vormt een belangrijk onderdeel van het plan – waar zal jouw personeel werken als het kantoor niet langer een optie is en wordt er een rouleringstrategie in het leven geroepen?”
“Als we kijken naar calamiteitenherstel van de werkplek specifiek, is bedrijfscontinuïteit de meest belangrijke factor. Er zijn verschillende aanbieders van flexibele kantoorruimte die een uitkomst kunnen bieden zodat bedrijven zich goed kunnen voorbereiden op het onverwachte. Er zijn verschillende opties, afhankelijk van hoeveel ruimte je nodig hebt en hoe snel je deze ruimte nodig hebt. Zo bieden sommige aanbieders van flexibele kantoorruimte bijvoorbeeld de optie van eigen ‘back-up’ ruimte. Mocht je geen gebruik kunnen maken van je eigen kantoorruimte dan is deze ruimte direct op afroep beschikbaar, of bijvoorbeeld binnen 24 uur. Sommige aanbieders kunnen dit wereldwijd aanbieden, maar meestal is het beperkt tot specifieke regio’s en / of steden.”
Hoeveel noodruimte heb je nodig als bedrijf? “De verbetering van technologie en internet in veel landen en de daaruit voortvloeiende toename van flexibel werken betekent dat veel werknemers eventueel een bepaalde tijd vanuit huis zouden kunnen werken. Bedrijven die alles goed op orde hebben om werknemers vanuit huis of een andere locatie te laten werken, hebben waarschijnlijk minder noodruimte nodig. Stel dat er bijvoorbeeld 2.000 werknemers op kantoor werkten, heeft wellicht 10% van die werknemers echt een eigen werkplek nodig mocht de kantoorruimte ontoegankelijk zijn. Dat bedrijven minder ruimte nodig hebben, maakt hen flexibeler in de keuze van die ruimte. Hoeveel personeel er daadwerkelijk op kantoor moet werken verschilt per bedrijf, en in werkelijkheid zijn er nog veel bedrijven waarbij een groter gedeelte van het personeel op kantoor moet werken. Die zullen dan ook een hoger percentage aan noodruimte nodig hebben.”
“De meeste bedrijven hebben een calamiteitenplan voor de werkplek hetzij in de vorm van huurovereenkomsten, hetzij in de vorm van een contract met dienstverleners zoals IWG of WeWork. Een recent voorbeeld hiervan is Goldman Sachs die bedrijfscontinuïteit ruimte heeft bij WeWork in Londen.”
Een goede voorbereiding is het halve werk, stelt Bouterse. “Er is niet één manier om een calamiteitenplan voor de werkplek op te stellen, er hangt veel af van individuele zakelijke behoeften. Maar zo goed mogelijk voorbereid zijn op het onverwachte is van evident belang in de wereld van nu. Het draait allemaal om het voorbereiden van duidelijke processen, zodat als er zich een ramp voordoet, er een duidelijk actieplan is om zoveel mogelijk verstoring van uw bedrijfsvoering te voorkomen.”
natuurlijk kan Bouterses bedrijf een handje helpen in het ‘rampenproof’ maken van het kantoor. “Workthere helpt bedrijven met een ‘disaster recovery’ plan voor de werkplek op te stellen. We starten altijd met het analyseren van hoe het bedrijf en haar werknemers nu werken, en kijken vervolgens naar welke noodoplossingen daarbij passen. Dankzij ons wereldwijde netwerk van lokale experts kunnen we bedrijven lokaal en wereldwijd helpen met hun strategie.”
