Juist nu, in deze ongekende corona-tijden, wordt er volop nagedacht over hoe de toekomst eruit gaat zien. Ook bij HEVO. Het bedrijf presenteerde deze week een visie op ‘de toekomst van kantoren’.
Volgens HEVO is het onder meer belangrijk dat huisvesting niet wordt gezien als een project van facilitaire zaken, maar dat er met een holistische blik wordt gekeken naar de werkomgeving. “Een onderwerp dat thuishoort bij de CEO en de CFO maar waarbij ook de HR-afdeling een belangrijke rol speelt, bijvoorbeeld om inzichten te delen over de mobiliteit van medewerkers en hoe vaak ze op kantoor zitten”, aldus een woordvoerder.
Het is volgens HEVO geen verrassing dat organisaties die al gewend waren aan activiteitgerelateerd werken, in de huidige coronacrisis beter uit de voeten kunnen. “Flexibeler en met relatief simpele aanpassingen kunnen zij hun werk voortzetten. Ook valt op dat organisaties die op ICT-gebied alles gereed hadden om digitaal op afstand te werken, en dat nu ook doen, voor de coronacrisis toch redelijk traditioneel werkten. Ze beschikten wel over de middelen om op afstand te werken maar deden het niet, omdat het niet nodig was, niet toegestaan was, of teveel drempels kende.”
“Met de noodzaak die er sinds de coronacrisis is om thuis te werken, krijgt elke organisatie in sneltreinvaart ervaring met werken op afstand en wordt het bewijs dat het kán er meteen bij geleverd. Men komt er misschien zelfs achter dat het op sommige punten beter functioneert dan de ‘normale’ manier van werken.” Daardoor zal volgens HEVO er in veel organisaties nu anders worden gedacht over tijds- en plaatsonafhankelijk werken en zal bij veel bedrijven na de crisis het gesprek worden gevoerd hoe hieruit blijvend een andere manier van werken kan evolueren. “De situatie waarin we nu zitten biedt veel inzichten, lokt nieuw gedrag uit en vraagt om vertrouwen in de zelfstandig werkende professionals.”
Wat leren we momenteel volgens HEVO? “Reizen naar kantoor moet de moeite waard zijn. Dat stelt eisen aan de werkomgeving (die moet prettig en comfortabel zijn) en de aanwezigheid van bepaalde personen. Als je naar kantoor komt, wil je immers de juiste collega’s tegenkomen om te spreken over een bepaald onderwerp of een activiteit doen die alleen gezamenlijk mogelijk is.” Daardoor kan het faciliteren van individueel werk volgens HEVO minder belangrijk worden, doordat mensen geleerd hebben dat je dat ook op een andere plek en tijd kunt doen. “Organisaties zullen dus bewuster kijken naar wat ze faciliteren op kantoor en daarbij meer de nadruk leggen op projectmatige samenwerking zoals ‘Agile’. Tegelijkertijd blijven mensen tijdens de werkdag momenten hebben waarop ze diepe concentratie nodig hebben en waarvoor een concentratiewerkplek noodzakelijk is. De tijd van de grote kantoortuin is dus echt voorbij.”
“Zoals we nu al kijken naar bezettingsgraden, de mobiliteit en de cultuur van de organisatie, zo zullen we de komende jaren nog verder inzoomen op individueel niveau. Bijvoorbeeld door te kijken welke ‘kleuren’- persoonlijkheden – er in de organisatie zitten: zijn er veel introverte of juist extraverte mensen? Hoe zit het met het aantal mensen dat slechter tegen prikkels kan. We kruipen nog beter in de haarvaten van een organisatie om te analyseren wat deze nodig heeft.” Daarbij speelt ook de ontwikkeling van wat de woordvoerder ‘de vierde industrialiseringsgolf’ noemt een belangrijke rol. HEVO heeft naar eigen zeggen al de nodige ervaring opgedaan met artificial intelligence op basis van data en Internet of Things. “Ons eigen kantoor is een smart living lab, waarin we op basis van allerlei technologie leren wat er precies speelt in een kantoor.
“Ook bij diverse opdrachtgevers en via de smart offices van Croonwolter&dros haalt de onderneming data op. “Daaruit leren we hoe het kantoor wordt gebruikt en wat de gebruikerservaringen zijn. Over een paar jaar kunnen we op basis van artificial intelligence (vanuit agenda’s, mobiliteitsinformatie etc.) voorspellingen doen. Medewerkers kunnen dan automatisch advies krijgen om een bepaalde dag niet naar kantoor te komen vanwege fileverwachtingen of juist wel omdat bepaalde collega’s die dag beschikbaar zijn. In feite krijg je een persoonlijke assistent die je helpt om je werk slim uit te voeren. Alle data worden met elkaar gecombineerd om slim te reizen en op de juiste plek je werkzaamheden te doen. Slim reizen, slim aanwezig zijn en slim thuis blijven.”
Ook het denken over gebouwen zal de komende tijd veranderen, stelt de woordvoerder. “Wordt bij kantoren tot nu toe vaak gedacht als ‘de huisvesting van mijn organisatie’, in de toekomst zal het steeds meer gaan om aantrekkelijke, gemixte multifunctionele gebieden. Geen monofunctioneel kantorenpark waar het na 5 uur doodstil is, maar een levendige omgeving waar je graag naartoe komt, tussen de middag een rondje loopt en waar je tussendoor een boodschap doet. Een plek waar reuring is, dicht bij mobiliteitsknooppunten. Weerbaar, flexibel en interessant.”
Ook hebben mensen volgens HEVO steeds meer behoefte aan groen in de werkomgeving, zowel wat duurzaamheid betreft als voor beleving en welzijn. “Het draagt bij aan het enthousiasme om echt productief op kantoor te werken.”
De coronacrisis heeft het denken over de kantooromgeving dus bepaald niet gestopt. Integendeel zelfs. “Door de coronacrisis is maar eens te meer gebleken dat veel bureauwerkzaamheden en overleggen prima buiten de vertrouwde kantooromgeving en op een digitale wijze ingevuld kunnen worden. Het toekomstige kantoor zal er daardoor anders uitzien. Het is een plek waar je bewust naar toe komt. Juist om samen te werken, te ontmoeten, te overleggen en in mindere mate om alleen individuele bureauwerkzaamheden te verrichten. Maar bovenal een plek waar je je werk goed kunt doen.”
