Minder vierkante meters meer efficient werkcomfort

SAP is een wereldwijd opererend bedrijf, gespecialiseerd in softwareoplossingen voor bedrijven. De recent ingerichte werkplekken in de nieuwe vestiging in Brussel focussen zich nog sterker op de corebusiness. Werkomgevingsspecialist Procos tekende voor werkefficiëntie, licht, ruimte, privacy en veiligheid. Auteur: Philip Willaert.

De glazen gevel van het nieuwe kantoorgebouw van SAP in Brussel suggereert als een welluidende metafoor transparantie en openheid van het internationale softwarebedrijf. En dat komt ook nadrukkelijk tot uiting in de luchtige en flexibele inrichting van de kantoren. Werkomgevingspecialist Procos ontwierp de nieuwe vormelijke lijn en de efficiënte organisatorische setting. Een ommezwaai in het kwadraat, die hoogdringend was. “Voorheen  waren we gevestigd in Watermaal-Bosvoorde”, licht Head of Facilities SAP Belux Johan Timmermans toe. “We hadden een werkvloeroppervlakte van 5.300 vierkante meter. Er werd gewerkt in landschapsbureaus, maar ook waren er nog talrijke individuele kantoren. Die situatie was niet meer van deze tijd en beantwoordde geenszins aan het aura dat we vandaag willen uitstralen.”

 
De switch naar de huidige locatie was geen eenvoudige exercitie. "We hebben een intensieve analyse gemaakt naar het beste scenario voor de medewerkers en de business", zegt Johan Timmermans. De keuze werd mee bepaald door ligging en bereikbaarheid voor medewerkers, partners en klanten. Maar ook de recreatiemogelijkheden en algemene kwaliteit van het gebouw werden in overweging genomen. De huidige locatie ligt strategischer dan voorheen. Gemakkelijk is de nabijheid van de nationale luchthaven, zeker gelet het internationale karakter van SAP. Johan Timmermans:  “Het aantal vierkante meter is fors gedaald, met maar liefst 2.000 vierkante meter. We hebben heel veel geïnvesteerd in comfort, kwaliteit en werkefficiëntie. Daarvoor deden wij een beroep op de ruime expertise van Procos. De vermindering van vierkante meters leverde een veel prettiger werkomgeving op. Dat ervaren niet alleen de medewerkers, maar ook de klanten en de cursisten die bij ons over de vloer komen.”



Op de begane grond van het SAP-kantoor bevindt zich onder meer de ‘breakout area’, een halfronde ruimte met veel licht en zicht op omgevingsgroen. Het is een multifunctionele ruimte met lage informele loungestoelen van Charles Eames, evergreens uit 1948. Tevens het beste bewijs dat uitgelezen design de tijd trotseert en meteen een sfeer neerzet. De verschillende demorooms op deze verdieping omvatten een uitgebreid multimediapakket met broadcast-mogelijkheid.
Het Nieuwe Werken heeft zich binnen de muren van SAP overtuigend genesteld. Bekijken we het totale plaatje vanuit vogelperspectief, dan klopt het inrichtingsverhaal als een bus. De softwareontwikkelaar heeft een speciale IT en Facility ondersteunende dienst op de begane grond. Dat is ook meer dan logisch, want om de haverklap vinden bij SAP opleidingen plaats en zijn hiervoor de nodige demonstratieruimtes en opleidingsklassen gegroepeerd.  De IT en Facility ondersteunende dienst bevindt zich logischerwijs vlakbij het epicentrum van de opleiding. Opleiding en vorming zijn troeven van SAP. Diensten die Procos haarfijn integreerde in de configuratie van de werkplekken.

En uiteraard is er het pedagogisch gemak. In de opleidingslokalen kan de leraar de schermen van de cursisten overnemen en delen. Hier liggen al even sterke pedagogische troeven op tafel. Cursisten kunnen even op adem komen in de halfronde breakout-ruimte. Ook in dit halfrond stralen de evergreens van Charles Eames en de schattige Elephant Stool uit 1954 van de Japanse ontwerper Sori Yanagi. In deze ruimte wacht het ontspannend moment met een gezonde appel of geurende koffie.
Het trainings- en opleidingsgedeelte is gesitueerd op de gelijkvloerse verdieping en wordt kleurrijk gemarkeerd door paars en blauw. In de vormgeving van het kantoor zijn het de sprekende details die het hem doen. Neem nu de lockers met ingekerfd sleutel- en koffermotief aan de buitenzijde, ze herbergen laptop en plooifiets voor de urban employee. Kleuraccenten genereren stemming en sfeer op de werkplek. Tegelijkertijd markeren ze heel subtiel de werkzones en de bijbehorende policy of roepen discreet de corporate colours in het geheugen.

 

De werkplekken van de SAP-medewerkers bevinden zich op de eerste verdieping. En ook hier getuigt de inrichting van een luchtige en inspirerende aankleding. De zogenoemde ‘landing zone’ lijkt op een intens stedelijk kruispunt met het restaurant als uitgesproken centrum, een hybridische plek, die uitstekend geschikt is voor informele cross-overs. Het is een plek waar medewerkers uit alle geledingen elkaar kunnen ontmoeten. Je kan er biosoep eten, maar evengoed een presentatie geven of een meeting houden. Kortom: een multifunctionele plek aantrekkelijk gestyled. In deze inspirerende omgeving krijgen medewerkers als vanzelf vleugels. De werkzone er vlak naast is een ‘fly in zone’ met grasgroene zetels en flexibele desks. Een zone waar je neerstrijkt, telefoongesprekken voert, meetings organiseert, in teams werkt maar bijvoorbeeld geen intieme peroneelszaken afhandelt. Daarvoor zijn andere ruimtes bestemd die dit wel toelaten. Er heerst voor elke zone een bepaalde werkpolicy die je als werknemer algauw op je klompen aanvoelt. Phone booths om te bellen, meetring rooms om te vergaderen. Op deze verdieping is sprake van een gedempte akoestiek, waardoor niemand in zijn activiteiten wordt gestoord. Dit hedendaagse kantoor is een plek van ontmoeten en uitwisseling, van contacten en kennis, van aandacht en ontspanning.
Op de eerste verdieping kan de medewerker zich terugtrekken in de bibliotheek, een lichtrijke zaal waar stilte en concentratie je als vanzelf overrompelen. Vergaderen kan op deze verdieping in kleine cocoon-ruimtes, maar grotere vergaderruimtes zijn er evenzeer. Binnen dit bedrijf zijn alle IT-gemakken volop aanwezig, zoals VOIP. Er zijn mogelijkheden te over om werk te koppelen aan gevarieerd ruimtegebruik. "Je zit nooit 8 uur op dezelfde stoel ", zegt HR & Transformation Director Bruno Kindt.

 
In een organisatie als SAP is veiligheid een hot issue. Databescherming en persoonlijke bescherming vormden belangrijk punten in de reorganisatie. Onaangekondigde bezoekers maken hier geen schijn van kans. Badges en de toepasselijke alarmsystemen garanderen de hoogste graad van veiligheid.
Op de Brusselse zetel van SAP werken ongeveer 250 medewerkers. Maar de dagelijkse praktijk leert dat niet iedereen binnen de muren van het bedrijf werkt. Zo’n tachtig consultants en sales representatives zijn niet dagelijks op kantoor door outsourcing. De meer permanente diensten werken in logische verbondenheid en dan hebben we het bijvoorbeeld over finance, contracting en HR, die samen een belangrijk onderdeel zijn van het werkproces. De ommezwaai in de kantooraanpak heeft een compleet nieuw samenwerkingsmodel op de rails gezet. Zo hebben de managers geen gepersonaliseerde kantoren, zelfs niet de managing director. Zeker een sterk statement, bedoeld om het contact met de werkvloer niet te verliezen.



 In de nieuwe constellatie passen alle puzzelstukjes mooi in elkaar. Er zijn de ecologische en ergonomische aspecten, maar ook de manier van samenwerken en communicatie die het werk binnen de organisatie stroomlijnen. Bruno Kindt: "Procos heeft hier goed werk afgeleverd. We zijn weliswaar gedownsized, maar we hebben zoveel meer werkcomfort in de plaats gekregen." Dat dit veranderingsproces zo goed is kunnen verlopen, heeft alles te maken met het op voorhand opgezette ‘community forum’. Bruno Kindt: "Medewerkers konden zelf discussiëren over het wat en hoe. Daar zijn nuttige tips uit voortgekomen zoals bijvoorbeeld het rechtstaand werken. En ook creëerden we hiermee een grotere betrokkenheid."

www.procos.be